Lleoliad:
Remote - Digital
Dyddiad: Dydd Iau, 27 Mai 2021
Amser: Times Not Specified
Categori |
Enwau |
Aelodau'r Bwrdd: |
Dr Elizabeth Haywood (Cadeirydd); Ronnie Alexander; Michael Redhouse; Jane Roberts; Hugh Widdis; |
Ysgrifenyddiaeth: |
Lleu Williams, Clerc; Ruth Hatton, Dirprwy Glerc; Anna Daniel, Uwch Gynghorydd i'r Bwrdd; Craig Griffiths, Cynghorydd Cyfreithiol i’r Bwrdd; Joanna Adams, Cymorth Busnes i’r Aelodau; Debbie Suller, Cymorth Busnes i'r Aelodau; Donna Davies, Pennaeth Pensiynau, Comisiwn y Senedd; Collette Davies, Eversheds Sutherland; Dan Collier, Trawsnewid Strategol, Comisiwn y Senedd; Tom Jackson, Trawsnewid Strategol, Comisiwn y Senedd; David Lakin, Trawsnewid Strategol, Comisiwn y Senedd; |
1 Cyflwyniad y Cadeirydd
1.1 . Croesawodd y Cadeirydd bawb i’r cyfarfod.
1.2 Derbyniodd y Bwrdd gofnodion y cyfarfod ar 4 Mawrth yn amodol ar ddiwygio'r disgrifiad categori o aelodau'r Bwrdd yn y grid presenoldeb; a chywiro gwall gramadegol ym mharagraff 2.4.
1.3 Cadarnhaodd y Cadeirydd fod Ronnie Alexander wedi cyflwyno’i ymddiswyddiad fel aelod o’r Bwrdd ar ôl pedair blynedd, a hynny er mwyn ymgymryd â phenodiad arall. Mynegodd y Cadeirydd ddymuniadau gorau i Ronnie am ei waith rhagorol ar y Bwrdd, gan ddweud y bydd colled ar ei ôl. Adleisiodd aelodau eraill y Bwrdd y teimladau hyn. Roeddent hefyd am gofnodi eu hedmygedd o'i fanylder at ei waith a'u gwerthfawrogiad o'r gefnogaeth y mae wedi'i rhoi i gyd-aelodau'r Bwrdd, yn enwedig dros y flwyddyn ddiwethaf. Diolchodd Ronnie i'r Bwrdd am eu geiriau caredig ac ychwanegodd ei fod yn ddiolchgar am y gefnogaeth a gafwyd gan swyddogion y Comisiwn ac aelodau eraill o'r Bwrdd dros y pedair blynedd diwethaf. Dymunodd yn dda i'r Bwrdd at y dyfodol.
1.4 Fe wnaeth yr ysgrifenyddiaeth roi diweddariad ar y broses ar gyfer llenwi'r swydd wag yn sgil ymddiswyddiad Ronnie. Nododd y Bwrdd mai’r Clerc a'r Prif Weithredwr sy’n penodi aelod o'r Bwrdd ac y bydd angen iGomisiwn y Senedd gymeradwyo’r penodiad.
1.5 Trafododd y Bwrdd ddiweddariad ynghylch y gefnogaeth sy’n cael ei darparu i'r Aelodau o ran Covid-19. Cytunodd y Bwrdd ei bod yn rhy gynnar yn nhymor y Senedd newydd i werthuso'r darpariaethau sydd ar waith ar hyn o bryd. Cytunodd y Bwrdd i adolygu'r darpariaethau hyn mewn cyfarfod yn y dyfodol, ond byddant yn parhau ar yr un ffurf yn y cyfamser.
1.6 Trafododd y Bwrdd ei ddull o ymgysylltu â’r Aelodau a staff cymorth a chytunodd i edrych ar adfer sesiynau galw heibio gyda'r Aelodau; parhau â chyfarfodydd grŵp cynrychiolwyr; a threfnu rhaglen o gyfarfodydd rheolaidd â swyddfeydd yr Aelodau, boed hynny’n rhithwir neu wyneb yn wyneb. Cydnabu'r Bwrdd fanteision cyfarfodydd wyneb yn wyneb, yn enwedig gyda staff y tu allan i Gaerdydd.
1.7 Trafododd y Bwrdd rai trefniadau gweinyddu ar gyfer cyfarfodydd y Bwrdd a chytunodd, er mwyn gwneud ei waith yn fwy tryloyw i randdeiliaid, i gyhoeddi blaenraglen waith ar ei wefan. Caiff y flaenraglen hon ei diweddaru'n rheolaidd i gyd-fynd â chylch cyfarfodydd y Bwrdd.
1.8 Nododd y Bwrdd ddiweddariad ar wefan newydd Umbraco a chytunodd i adolygu proflenni terfynol, gyda’r bwriad y bydd y wefan newydd yn mynd yn fyw cyn gynted â phosibl.
1.9 Nododd y Bwrdd ddiweddariad ar y defnydd o ddyfeisiau diogelwch ar gyfer Aelodau ar ddechrau'r Chweched Senedd. Cytunodd i ailedrych ar hyn gyda thîm diogelwch y Senedd ymhen chwe mis. Bydd hyn yn rhan o’r adolygiad blynyddol o’r Penderfyniad.
1.10 Cytunodd y Bwrdd ar ei flaenraglen waith hyd at fis Ionawr 2022.
Camau i’w cymryd:Bydd yr ysgrifenyddiaeth yn:
- Diwygio a threfnu i gyhoeddi cofnodion mis Mawrth;
- Rhoi diweddariad i'r Bwrdd ar recriwtio aelod newydd o'r Bwrdd;
- Rhoi gwybodaeth i'r Bwrdd adolygu'r darpariaethau sydd ar gael i’r Aelodau a’u swyddfeydd mewn perthynas â Covid-19;
- Trefnu rhaglen o ymweliadau gyda'r Aelodau a'u swyddfeydd;
- Trefnu sesiwn galw heibio gyda'r Aelodau;
- Rhoi fersiynau terfynol i’r Bwrdd o’r wefan newydd a threfnu i’w chyhoeddi;
- Cynnwys ystyriaeth bellach o ddyfeisiau diogelwch ar gyfer Aelodau a'r cynnydd a wnaed gan dîm diogelwch y Senedd fel rhan o'r adolygiad blynyddol o'r Penderfyniad;
- Rhoi blaenraglen waith sy’n wynebu’r cyhoedd i'r Bwrdd ar gyfer ei chyhoeddi.
-
2 Eitem i'w thrafod: Dyfarniad McCloud a Chynllun Pensiwn yr Aelodau
2.1 Trafododd y Bwrdd bapur yn nodi opsiynau i'r Bwrdd eu hystyried o ran a ddylai'r Bwrdd fabwysiadu dull unioni ar gyfer Aelodau'r Cynllun Pensiwn yr effeithiwyd arnynt, fel yr amlygwyd gan ddyfarniad diweddar McCloud, a dileu unrhyw ddarpariaethau gwahaniaethol yn y Cynllun.
2.2 Cafodd y Bwrdd ddiweddariad ar ystyriaeth ddiweddar y Bwrdd Pensiwn o’r opsiynau ar gyfer unioni, ynghyd â chyngor gan Wasanaethau Cyfreithiol y Comisiwn a chyngor cyfreithiol arbenigol gan Eversheds Sutherland.
2.3 Gan nodi'r cyngor a gafwyd gan Eversheds Sutherland ym mis Ionawr 2021, cytunodd y Bwrdd fod dadleuon cryf bod dyletswydd ar y Bwrdd i ddiwygio'r Cynllun i unioni'r darpariaethau gwahaniaethol.
2.4 Gan nodi'r wybodaeth a ddarparwyd yn y cyfarfod, cytunodd y Bwrdd i ymgynghori ar y sail y dylid mabwysiadu dull unioni ac y dylid rhoi dewis ar unwaith i'r Aelodau yr effeithiwyd arnynt. Cytunodd y Bwrdd i amlinellu ei gynnig yn ei lythyr diweddaru arferol ac egluro ei resymeg ynghylch pwy y mae’r ddogfen ymgynghori yn eu targedu.
2.6 Cytunodd y Bwrdd ar y canlynol:
- dylid ymgynghori â'r (27) o Aelodau’r yr effeithiwyd arnynt, ynghyd â'r Comisiwn;
- dylid darparu copi o'r ymgynghoriad i'r Bwrdd Pensiwn er gwybodaeth; a
- dylid rhannu cynigion y Bwrdd ar yr un pryd â'r Trysorlys er mwyn helpu gyda'r angen i gael cydsyniad y Trysorlys cyn bod modd amrywio rheolau'r Cynllun (yn unol ag adran 30 o Ddeddf Pensiynau Gwasanaeth Cyhoeddus 2013).
2.7 Cytunodd y Bwrdd i ystyried yn ddiweddarach y posibilrwydd o gyfrannu at gostau cyngor ariannol annibynnol ar gyfer Aelodau yr effeithiwyd arnynt.
Camau i’w cymryd:Bydd yr ysgrifenyddiaeth yn:
- anfon y ddogfen ymgynghori ddrafft drwy e-bost at aelodau’r Bwrdd i’w hystyried cyn ei hanfon at yr Aelodau yr effeithiwyd arnynt, a'r Comisiwn, a threfnu cyfarfod o'r Bwrdd i drafod os oes angen;
- darparu copi o'r ymgynghoriad i'r Bwrdd Pensiwn er gwybodaeth;
- rhannu'r cynigion gyda'r Trysorlys er mwyn helpu gyda'r angen i gael cydsyniad y Trysorlys cyn bod modd amrywio rheolau'r Cynllun; a
- chyhoeddi'r ymgynghoriad ym mis Gorffennaf, gyda dyddiad cau ar gyfer ymatebion ym mis Awst 2021 (gan gytuno ar yr union amserlen fel rhan o’r gwaith o gymeradwyo'r ddogfen ymgynghori).
3 Eitem i'w thrafod: Canlyniadau etholiad 2021 y Senedd
3.1 Cafodd y Bwrdd gyflwyniad yn amlinellu canlyniadau'r etholiad diweddar. Fe wnaeth hefyd drafod gwybodaeth am oblygiadau'r canlyniadau i'w waith.
3.2 Nododd y Bwrdd y busnes cynnar sydd wedi’i gynnal hyd yma yn y Senedd, gan gynnwys ethol y Llywydd a'r Dirprwy Lywydd, y Pwyllgor Busnes a phenodi'r Prif Weinidog, y Cwnsler Cyffredinol a Gweinidogion Cymru.
3.3 Fel rhan o'r diweddariad, nododd y Bwrdd fod Pwyllgor Offerynnau Statudol dros dro wedi'i sefydlu ac mai Cadeirydd y pwyllgor dros dro hwnnw oedd y Dirprwy Lywydd.
3.3 Cytunodd y Bwrdd i ystyried tâl cadeiryddion y pwyllgorau ar ôl i'r Pwyllgor Busnes gytuno ar strwythur y pwyllgorau ar gyfer y Chweched Senedd. Cytunodd hefyd i ystyried hyn y tu allan i gyfarfod ffurfiol o'r Bwrdd os bydd angen gwneud hynny.
Camau i’w cymryd:Bydd yr ysgrifenyddiaeth yn:
- Diweddaru'r Bwrdd ar strwythur y Pwyllgor y cytunwyd arno a darparu'r wybodaeth angenrheidiol ar gylch gwaith a chyfrifoldebau'r Pwyllgor er mwyn i'r Bwrdd ystyried cyflog cadeiryddion y pwyllgorau.
4 Eitem i'w thrafod: Cynllunio strategaeth y Bwrdd
4.1 Croesawodd y Bwrdd Tom Jackson i’r cyfarfod.
4.2 Cymerodd y Bwrdd ran mewn gweithdy cynllunio senarios i ystyried goblygiadau’r Senedd yn aros y maint y mae ar hyn o bryd ac effaith hyn ar waith y Bwrdd, ac unrhyw gamau y byddai angen eu cymryd.
4.3 Ar ôl cwblhau'r ymarferion cynllunio senarios, trafododd y Bwrdd opsiynau ar gyfer ei gyfarfod cynllunio strategaeth ym mis Gorffennaf.
4.4 Cytunodd y Bwrdd i gynnal y cyfarfod nesaf rhwng 7 ac 8 Gorffennaf 2021, gyda'r bwriad o drafod ei strategaeth a hefyd i gynnal busnes brys y Bwrdd. Yn dibynnu ar gyfyngiadau Covid-19 ar yr adeg honno, cytunodd y Bwrdd i gynnal y cyfarfod ar sail hybrid.
4.5 Os bydd modd cynnal cyfarfod ar ystâd y Senedd, cytunodd y Bwrdd i ystyried opsiynau ar gyfer ymgysylltu â'r Aelodau cyn ac ar ôl y cyfarfod.
4.5 Cytunodd y Bwrdd i gymeradwyo'r trefniadau ar gyfer y cyfarfod, gan gynnwys penodi hwylusydd allanol ar gyfer y sesiynau cynllunio strategaeth, a hynny drwy e-bost.
Camau i’w cymryd:Bydd yr ysgrifenyddiaeth yn:
- Gwneud y trefniadau angenrheidiol i hwyluso'r sesiynau strategaeth, yn ogystal â busnes arferol y Bwrdd, yn y cyfarfod nesaf.
5 Unrhyw Fusnes Arall
5.1 Trafododd y Bwrdd hawliad eithriadol am dreuliau gan Aelod i ariannu diffyg ei gyfran o fil ardrethi annomestig y swyddfa ar gyfer 2020-21. Trafododd y Bwrdd yr hawliad a'r dystiolaeth a ddarparwyd. Cytunodd y Bwrdd y dylai'r ysgrifenyddiaeth ymchwilio i'r posibilrwydd y gallai'r Aelod adhawlio'r gwariant drwy ei lwfans Swyddfa a Chysylltu â’r Etholwyr ar gyfer 2021-22. Roedd y Bwrdd o'r farn gadarn na fyddai'n cymeradwyo hawliad o'r fath yn y dyfodol.
Camau i’w cymryd:Bydd yr ysgrifenyddiaeth yn:
- Drafftio ymateb i'r Aelod mewn perthynas â'r hawliad eithriadol am dreuliau i’r Bwrdd gytuno arno.
- Ystyried ffyrdd amgen o rannu hawliadau eithriadol am dreuliau, gan ystyried materion seiberddiogelwch a diogelu data.